Projektmanagement – Beratung und Coaching

Wie können komplexe Prozesse mit professionellem Projektmanagement bearbeitet werden?

Heute mehr denn je ist es wichtig, die Planung und Umsetzung von Projekten nicht dem Zufall oder „nur“ der Erfahrung oder der Intuition zu überlassen, sondern mit professionellem Projektmanagement dem Projektumfeld entsprechend anzugehen.

„Zu wissen, was man nicht will, ist kein Ziel.“
– Dietrich Dörner, Professor der Psychologie –

Die Komplexität der heutigen Projekte ist enorm und steigt weiter stetig. Die Digitalisierung unserer Arbeit ist in vollem Gange, die Teams arbeiten verteilter denn je. Die Arbeit wird mehr und mehr in Projekten abgewickelt bzw. projektähnlichen Strukturen. Projekte stehen dadurch immer mehr unter einem enormen Zeit- und Kostendruck seitens der Kunden und der Auftraggeber. Andererseits gibt es eine Verwässerung des Projektbegriffs. Umso mehr bedarf es professionelle Vorgehen und Beratung im Projektmanagement.

Projektmanagement

Ich unterstütze Sie in Ihren Projekten aufgrund meiner Erfahrung und Ausbildung vielfältig: In der Projektplanung und -steuerung bin ich aktiv als Projektmanager oder Projektleiter in der Strukturierung und Lenkung des Projekts. Dabei kann ich sowohl mit den klassischen Methoden wie PMI oder PRINCE2 arbeiten, also auch in der Strukturierung und Lenkung von hybriden oder agilen Projekten (Product Owner, Scrum Master) unterstützen.

„Man kann auch ein Haus aus Steinen bauen, die einem in den Weg gelegt werden. „ – Matthias Horx, Zukunftsforscher –

Ich berate Sie sehr gerne im Aufbau von professionellen Projektmanagementstrukturen, ich unterstütze beim Wissensauf- und ausbau und Transfer von Methodik- und Praxiswissen durch adäquate Trainingsmaßnahmen oder als Projekt-Coach Ihrer Projektleiter und -mitarbeiter.

Projektplanung und -steuerung

Was ist so wichtig an der Projektplanung?

Meine Erfahrung ist, dass gerade zu Beginn darauf ankommt, sauber und professionell das gerade gestartete Projekt aufzusetzen. Investieren Sie daher ausreichend Zeit, um Ihre Projektziele eindeutig und für alle verständlich zu beschreiben. Formulieren Sie Ihre Anforderungen konkret und gleichen Sie diese mit den Projektzielen ab. Identifizieren Sie Ihre Projekt-Stakeholder und erarbeiten eine Kommunikationsstrategie für diese. Das sind Kern-Tätigkeiten für die Initiierung und damit ist es Teil einer professionellen Projektplanung. Nach meiner Erfahrung und Überzeugung „rechnet“ sich zu Beginn des Projekts mehr an Zeit zu investieren. Im Laufe des Projekts wird es dadurch weniger Nacharbeiten geben, weniger Konflikte zu lösen sein, weniger Stakeholder „querschießen“ und somit auch die Kosten und Ihr Projektbudget positiv beeinflussen. Und dann ist das Steuern des Projekts mit mehr Stabilität und Gelassenheit möglich.

„Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel davon.“
– Ruth Cohn –

Mein Angebot in der Projektplanung und -steuerung

  • Auftragsklärung und Zieldefinitionen,
  • Stakeholder-Analyse und Kommunikationsplanung,
  • Anforderungsmanagement,
  • Meilensteinplanung,
  • Kosten- und Aufwandsschätzungen,
  • Ressourceneinsatzplanung,
  • Risikomanagement (Planung und Steuerung),
  • Testmanagement (Planung und Durchführung),
  • Projektsteuerung während des Projekts

Doch die Planung ist nie abgeschlossen, d.h. zu Beginn wird viel geplant und Zeit reingebracht, dennoch detaillierte Planung der konkreten Projektaktivitäten oft nur für die kommenden Phasen oder Wochen. Daher schätze ich den agilen Ansatz der Sprintplanung und damit der Umsetzung von Anforderungen in sehr kurzen Zyklen. Das ermöglicht eine enge Kopplung mit den Kundenbedürfnissen. Dennoch braucht es auch in der agilen Vorgehensweise einen Rahmen an eher klassischen Projektmanagement: Risikomanagement, Stakeholder-Management, Tasks-Tracking.

Projektmanagement Planung

Projektmanagement Beratung

Wozu braucht es eine einheitliche Projektmanagement Methodik?

Eine einheitliche und standardisierte Vorgehensweise in Projekten sorgt für mehr Transparenz und Orientierung für die Mitarbeiter. Die Auftragsorientierung und -überprüfung bietet Sicherheit und bietet einen Rahmen. Alles, was nicht zum Auftrag gehört, ist nicht Teil des Projekts. Projekte werden gleichartig geplant und gesteuert, was ebenfalls Sicherheit vermittelt und Verlässlichkeit nach innen und außen bietet. Darüber hinaus schafft die klare Zuweisung von Rollen und Verantwortlichkeiten eine Klarheit, die Reibereien und Konflikte mindert. Ein wichtiger Vorteil ist außerdem die Orientierung des Projektes am Kundennutzen, da dieser im Prozess im Vordergrund steht. Letztlich ein nicht zu unterschätzendes Plus ist das konsequente Lernen aus Erfahrungen.

„Alles Gelingen hat sein Geheimnis, alles Misslingen seine Gründe.“
– Joachim Kaiser –

Meine Angebote in der Projektmanagementberatung

  • Analyse & Statuscheck Reifegrad Projektmanagement
  • Konzeption & Definition Projektmanagement Prozess
  • Definition von Maßnahmen zum Auf- und/oder Ausbau Projektmanagement-Prozess, -methodik und -strategie
  • Beratung und Begleitung bei der Umsetzung der Maßnahmen
  • Aufbau & Implementierung Projekt-Managementoffice (PMO)
  • Moderation & Einführung Methodik kollegiale Fallberatung

Ein standardisiertes Vorgehen im Projektmanagement heißt nicht, dass Sie unflexibel, starr und überformalisiert Ihre Projekte planen und umsetzen. Wichtig ist aus meiner Sicht, dass Sie Veränderungen gegenüber offen und flexibel bleiben. Treffend stellte schon der preußische General von Clausewitz fest, dass es keinen Schlachtplan gibt, der nicht beim ersten Zusammentreffen mit dem Feind revidiert werden müsste. D.h. bleiben Sie handlungsfähig, haben Sie eine Idee und ein Modell, wie Sie mit den unvermeidlichen Änderungen und Risiken umgehen wollen und planen Sie iterativ und rollierend, um handlungsfähig und agil zu bleiben.

Projektkommunikation

Nach meiner Erfahrung werden viele Projekte methodisch akkurat und sehr detailliert auch in der Dokumentation geplant und durchgeführt. Oft ist aber auch die Kommunikation mit und zu den Stakeholder ein extrem wichtiger Erfolgsfaktor für das Gelingen. Daher bin ich überzeugt, dass jeder Projektmanager ein ausgezeichnete Expertise und Erfahrung in der Kommunikation haben muss.

Mehr zu meinen Angeboten in der Projektkommunikation finden Sie hier.

Projektcoaching

Manchmal kommt es trotz ausgefeilter Methodik und guter Projektkommunikation zu Problemen im Projekt oder sogar zu ernsthaften Projektkrisen. Oder es gibt wiederkehrende Themen in Projekten, die trotz intensivem Bemühen nicht selbstständig gelöst werden können. In diesen Situation kann ein Projektcoaching sehr gut helfen – anders als im Training oder in der Beratung wird hier mit den strukturellen, persönlichen und emotionalen Mustern gearbeitet.

Mehr zu meinem Angebot im Projektcoaching finden Sie hier.

Training

Projektmanagement aus dem Bauch und der Intuition geht oft ganz gut und ist dennoch nicht ausreichend. Daher empfehle ich immer sich Wissen und Methoden zum Projektmanagement theoretisch und in der praktischen Anwendung anhand von Praxisbeispielen anzueignen.

Mehr zu meinen Angeboten im Wissensauf- und ausbau und Transfer von Methodik- und Praxiswissen durch adäquate Trainingsmaßnahmen finden Sie hier.

Agiles Projektmanagement ist erfolgreich

In unserer Lebens- und Arbeitswelt ist alles schneller, digitaler, agiler, vernetzter, komplexer – auch die Projekte, die aufgesetzt werden, um komplexe Vorhaben in Organisationen und zwischen Organisationen zu realisieren. Die Unzufriedenheit mit den klassischen Wasserfallmethoden wuchs. Aus der Motivation heraus, es anders und besser und schneller und mit mehr Fokus Projekte zu stemmen wurden neue Methoden entwickelt und als agiles Projektmanagent bezeichnet. Bis vor einigen Jahren war die agilen Projekte vor allem auf reine Software-Entwicklung beschränkt, hat sich die Projektwelt in den Unternehmen massiv verändert. Während die kleineren Unternehmen und Start-Ups schon früh auf agilen Projektmethoden wie Scrum oder Kanban gesetzt haben, finden die agilen Methoden in mittleren und größeren Unternehmen erst nach und nach mehr Anklang. Fast erscheint es so, als das agile Projektmanagement zum Quasi-Standard in Projekten sich entwickelt. Doch ganz so einfach ist es oft nicht, da gewisse Projekte auch weiterhin Elemente von klassischen Methoden benötigt wie z.B. das Stakeholder Management oder das Risikomanagement.

Was sind die Vorteile des agilen Projektmanagement?

Projekte, die agil geplant und durchgeführt werden, führen zu mehr Zufriedenheit und Erfolg. Warum ist das so? Einer der größten Vorteile erlebe ich darin, dass das oft leidige Thema der Veränderung der Anforderungen im Projektverlauf in klassischen Projekten in der agilen Welt erwünscht ist  (siehe agile Werte). Veränderungen sind per se willkommen und so können Anforderungen, die zu Beginn des Projektes entstanden sind im weiteren Zeitablauf ihre Priorität und Wichtigkeit verlieren und müssen nicht umgesetzt werden. Ein weiterer Vorteil ist die tägliche Kommunikation in Form des Daily Scrum über die todos im Team, was eine hohe Transparenz ermöglicht. Eine große Herausforderung ist und bleibt die Eigenverantwortlichkeit und Selbstdisziplin, die Detaillierung und Priorisieren der Anforderungen in Form von User Stories oder Tasks sowie das Stakeholder Management.

Meine Angebote im agilen Projektmanagement

Zusätzlich zu meiner langjähriger Projekterfahrung im klassischen Projektmanagement mit PMI, PRINCE2 und anderen Methoden arbeite ich seit einiger Zeit auch mit dem agilen Projektmanagement vor allem nach Scrum. Ich beschäftige mich als zertifizierter Scrum Master (nach scrum.org) einerseits mit der Methodik und andererseits arbeite ich aktiv in Projekten mit, die agil geplant und umgesetzt werden. Mit all dem Wissen und der Erfahrung und meinen weiteren Fähigkeiten wie meine Coaching- und Trainingskompetenz kann ich sehr gut Beratung, Coaching und Training im agilen Projektmanagement anbieten und zwar konkret:

  • operative Mitarbeit im Projekt als Scrum Master, Product Owner oder hybrider Projektmanager
  • Agile Projektberatung / agiles Coaching
  • Agile Transformation als Change Management
  • Training agiles Projektmanagement
  • Workshops und Training „Stakeholder Management & Kommunikation in agilen Projekten“

Wenn Sie also jemanden für Ihr Projekt operativ suchen, oder sich mehr mit den agiler Methodik theoretisch vertraut machen wollen oder das agile Projektmanagement bei Ihnen einführen wollen – sprechen Sie mich an! Ich kann sehr gut bei jedem dieser Vorhaben meine Kompetenz und Erfahrungen einbringen.  Sollten Sie schon in agilen Projekten arbeiten und noch Vertiefung z.B. in der Kommunikation benötigen – auch dann freue ich mich wenn Sie mit mir

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Workshop Stakeholder Management & Kommunikation in agilen Projekten

Häufige Kommunikation ist in agilen Methoden wie Scrum vorgesehen, aber diese meist auch damit verbundene höhere Dichte an Information bedingt nicht automatisch eine höhere Qualität im Hören & Verstehen des Gesagten und des Geschrieben. Ich erlebe Scrum und die agilen Methoden als sehr wirksam für die Umsetzung von Projekten und sehe und erlebe, wie das Stakeholder Management und der Umgang mit Information dennoch noch zu wenig Aufmerksamkeit, Zeit und Achtsamkeit bekommt. Denn es ist oft auch so, dass in agilen Projekten die Stakeholder Strukturen komplexer sind.

Daher bin ich überzeugt, dass im Stakeholder Management und in der Kommunikation vn agilen Projekten Bedarf an Beratung, Wissensvermittlung und Coaching vorhanden ist. Daher biete ich mit meinem Kollegen Jörg Kirschbaum das Angebot an einem Workshop oder eine Serie von Workshops zu diesem Thema an. Wir sind überzeugt, dass mit dem was in den Workshops vermittelt, erlernt und erlebt wird eine wirksamere Kommunikation in agilen Projekten wie Scrum gelingt.

Unser Workshop liefert ihnen einen hochwirksamen Werkzeugkasten für typische Herausforderungen in agilen Projekten. Im Mittelpunkt steht immer die Kommunikation zwischen Menschen. Denn mit den Menschen steht und fällt der Erfolg von Projekten. Sie lernen beispielsweise mit dem systemischen Ansatz Erwartungen der Stakeholder besser zu verstehen und den Überblick über die verschiedenen Stakeholder-Interessen zu behalten. Wir besprechen typische Konflikte in agilen Projekten z. B. beim Beseitigen von Impediments oder Konflikten mit den Stakeholdern. Sie lernen wie Sie mit Widerständen und Angriffen umgehen und konstruktiv und empathisch Lösungen finden.

Als langjährige Projektleiter und Scrum Master haben Jörg Kirschbaum und ich fast alle Situationen aus dem agilen und auch dem klassischen Projektvorgehen bereits selbst erlebt. Als systemische Coaches beraten wir Teams und Führungskräfte. Wir analysieren das System und spiegeln die Situation. Wir finden die passenden Lösungen auf der Basis psychologischer Hintergründe, die für eine gelungene Kommunikation und zufriedene Menschen in Organisationen wichtig sind.